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21 Claves para administrar mejor tu tiempo

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21 Claves para administrar mejor tu tiempo

Siempre tenemos la sensación de no tener suficiente tiempo para desarrollar todo el trabajo que tenemos por delante. Sin embargo, con los hábitos y técnicas adecuadas, podemos simplificar las tareas y despacharlas con más rapidez, tal como apunta José María Vicedo en su libro 75 Claves para administrar mejor tu tiempo.

Nosotros las hemos dejado en 21 premisas que, si aplicas con disciplina, darán frutos rápidamente:

1. Enfoque en lo esencial. El tiempo es limitado y hay que aceptar que no da para todo. Por eso hay que centrarse en las tareas más importantes y urgentes.

2. Enfoque mental. Afrontar las tareas con actitud relajada y centrada en lo que se está haciendo. Pensar en muchas cosas a la vez entorpece el avance. Evita distracciones.

3. No busques la perfección absoluta. Requiere demasiado tiempo y no existe.

4. Acondiciona tu lugar de trabajo para que potencie tu energía y rendimiento. Sé ordenado, establece un sistema eficaz de archivo y aprende a sacarle todo el partido a la tecnología a tu alcance.

5. Cuida tus hábitos de vida. Afrontar cualquier proyecto requiere mucha energía. Por eso debes cuidar la alimentación y hacer ejercicio.

6. Clarifica tu dirección de vida. Tener el destino correcto es más importante que la velocidad en llegar.

7. Pon por escrito metas y objetivos para que tu cerebro tenga órdenes claras.

8. Establece fecha límite para conseguir cada meta, y toma acción masiva.

9. Aprende a hacer cómodo lo incómodo. Busca la manera más divertida de desarrollar las tareas menos agradables. Rétate a salir continuamente de tu zona de confort.

10. Divide cada meta en un conjunto de metas más pequeñas que haga más fácil avanzar, especialmente si se trata de proyectos de gran envergadura.

11. Prepara diariamente, preferiblemente la noche anterior, una lista de tareas por orden de importancia y valorando su complejidad y el tiempo que te llevará cada una. Se trata de actuar antes sobre lo esencial y urgente. Reserva las tareas sencillas y rutinarias para los períodos del día en los que tienes menos energía. Prevé un colchón de tiempo para imprevistos.

12. No postergues ni dejes tareas a medio empezar. Completarlas más tarde lleva más tiempo y esfuerzo.

13. Si tienes que organizar reuniones, planifícalas con antelación: orden del día, asistentes... Convoca con tiempo y sé puntual en hora de inicio y final.

14. Cuando haya varias personas implicadas en un proyecto, establecer mecanismos de control periódicos para que no surjan imprevistos y retrasos de última hora.

15. Genera pequeños incrementos de productividad diaria elevando las expectativas.

16. Levantarse una hora antes por la mañana para dedicarla a cosas como escribir, planificar, hacer ejercicio... Ayuda a generar una actitud positiva.

17. Sé puntual en tu agenda.

18. Evita desplazamientos innecesarios. Resuelve por teléfono o e-mail lo que sea posible.

19. Gana tiempo creando documentos estandarizados: modelos de cartas, escritos usados frecuentemente…

20. Crea el hábito de tomar decisiones con rapidez y mantenerte firme en ellas. No se gana nada alargando indefinidamente la deliberación.

21. No busques excusas sin fundamento y ¡pasa a la acción!

 

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Natividad Pérez
CEO de la Escuela de Emprendedores JUNG

 

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